Bonnes pratiques juridiques  Publié le 01/07/2021

Heures de délégation : comment contrôler leur utilisation ?

Les heures de délégation sont des heures que l’employeur est tenu d’accorder aux membres élus du comité social et économique (CSE) afin qu’ils puissent exercer leurs missions, pendant le temps de travail et sans subir de perte de rémunération. Ces heures doivent être utilisées par les représentants du personnel dans le cadre de leur mandat et conformément à leurs fonctions.

Le nombre d’heures de délégation dépend du mandat exercé et de l’effectif de l’entreprise. Légalement, il est d’au moins 10 heures par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés et de 16 heures par mois dans celles de plus de 50 salariés. Cependant, des accords de branche, d’entreprise, des usages ou encore une décision unilatérale de l’employeur peuvent en disposer autrement de façon plus favorable.

Un représentant du personnel bénéficie d’une grande liberté d’appréciation dans les modalités d’utilisation de son crédit d’heures, à condition de l’utiliser dans le cadre de l’exercice de son mandat. Cependant, les élus doivent-ils justifier leurs heures auprès de l’employeur ? Ce dernier peut-il contrôler leur utilisation ? Si oui, comment peut -il effectuer ce contrôle ? La réponse à cette question nécessite de différencier le contrôle des heures de délégation et la contestation de l’utilisation de ces heures de délégation. En effet, si, en principe, l’employeur ne peut pas contrôler les heures de délégation en amont, il peut, en revanche, contester leur utilisation a postériori.


I – Le principe d’absence de contrôle préalable des heures de délégation


A – Interdiction du contrôle a priori de l’usage des heures de délégation


Les élus du CSE bénéficient d’une présomption de bonne foi et d’utilisation conforme, et n’ont donc pas à justifier en amont l’utilisation de leurs heures de délégation. Ils n’ont pas à demander l’autorisation préalable de l’employeur avant d’utiliser leurs heures de délégation ou de s’absenter de leur poste de travail ou de l’entreprise pour exercer leurs fonctions de représentant. S’ils le font, l’employeur ne peut pas leur refuser.

L’employeur ne peut pas non plus exiger une autorisation ou une justification préalable d’absence du poste de travail, ni exercer un contrôle a priori sur l’activité des élus du CSE : il s’agirait d’un délit d’entrave, répréhensible pénalement.

Notez-le

Une clause de la convention collective qui soumet tout déplacement à autorisation préalable ne s’applique pas aux élus du CSE, qui jouissent du droit de déplacement et de libre circulation



B – Possibilité d’une information préalable sur l’utilisation des heures de délégation


Si les élus du CSE bénéficient d’une grande liberté d’appréciation dans les modalités d’utilisation de leur crédit d’heures, cette liberté n’est cependant pas totalement discrétionnaire. En effet, bien que l’autorisation préalable soit interdite, l’information préalable quant à elle est possible.

Cette obligation ne figure pas dans le Code du travail, mais un usage veut que les élus informent préalablement leur employeur sur leurs heures de départ et de retour d’exercice de leur mandat. Cet usage se justifie pour permettre la bonne marche de l’entreprise et la comptabilité des heures de délégation.

Exemple

En pratique, pour assurer cette comptabilisation, il est possible de prévoir plusieurs possibilités :

  • avertir le supérieur en début et fin de mission
  • avoir recours à un registre écrit
  • mettre en place des bons de délégation ou de circulation en concertation avec les élus du CSE.

À noter : Le bon de délégation n’a qu’un simple but informatif et ne doit pas être assimilé à une demande d’autorisation d’absence. En effet, l’information n’est pas une demande d’autorisation et ne doit pas avoir pour effet d’empêcher l’élu d’effectuer sa mission.



II – Le droit de contester a postériori l’utilisation des heures de délégation


A – La procédure à respecter


Si l’employeur ne peut pas contrôler a priori les heures de délégation, il peut toutefois, s’il a un doute sur l’utilisation des heures de délégation, demander postérieurement des précisions au membre élu du CSE sur l’utilisation de son crédit d’heures de délégation.

Si l’élu du personnel refuse de fournir les renseignements demandés à l’amiable, ou fournit des justificatifs faux ou douteux, l’employeur doit saisir le conseil de prud’hommes en référé, qui statuera sur le litige.

Attention

Cependant, il ne s’agit pas d’effectuer un contrôle a posteriori, qui conduirait l’employeur à refuser de payer les heures de délégation. En effet, même en cas de contestation, l’employeur doit payer les heures de délégation à l’échéance normale car ces heures sont présumées avoir été régulièrement utilisées.


Ce n’est qu’après contestation auprès des Prud’hommes, que l’employeur pourra demander le remboursement des heures de délégation non utilisées dans le cadre des missions de l’élu. Pour cela, il aura la charge d’apporter la preuve du mauvais usage de ces heures, et l’élu pourra être amené à justifier, devant le Conseil des Prud’hommes, de leur utilisation.

B – Les sanctions applicables


Si la justice donne raison à l’employeur, elle peut exiger que les heures de délégation CSE utilisées de manière irrégulière ou frauduleuse soient remboursées à l’employeur. Par ailleurs, l’élu s’expose à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.

Si la justice donne raison à l’élu, l’employeur peut être condamné à des dommages et intérêts en réparation du préjudice moral et matériel subi par l’élu, si cette contestation est reconnue comme étant abusive. C’est pourquoi l’employeur doit être certain des raisons de la contestation des heures de délégation.



Auteur : Laurence Ruaux, juriste en droit social




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