Courrier de prolongation de la période d'essai

La période d’essai permet au salarié de s’assurer que son nouveau poste de travail lui convient et répond à ses attentes, et à l’employeur d’évaluer les compétences professionnelles du salarié.

La période d’essai est prévue pour une certaine durée, mais lorsqu’un salarié est absent durant cette période, elle est prolongée automatiquement.

Étape 1 : analyser les absences pouvant entraîner une prolongation de la période d’essai

Les absences du salarié qui vont entraîner une prolongation de la période d’essai sont les absences qui entraînent une suspension de son contrat de travail.

Ainsi, la période d’essai sera prolongée pour les absences suivantes :

• prise de congés (congés payés, congés sans solde, congés pour événements familiaux, etc.) ;
• prise de jours de récupération du temps de travail (RTT) ;
• arrêt de travail suite à maladie ou accident du travail ;
• fermeture de l’entreprise ;
• périodes d’activité partielle ;
• désignation du salarié comme mandataire social.

La prolongation de la période d’essai est différente du renouvellement de la période d’essai.

La prolongation permet de retarder la fin de la période d’essai mais seulement afin de récupérer les jours où le salarié a été absent. Le renouvellement de la période d’essai correspond à la situation où la période d’essai est reconduite pour la même durée ou une durée plus courte. Le renouvellement de la période d’essai n’est possible que s’il a été prévu dans le contrat de travail du salarié.

Étape 2 : calculer la prolongation de la période d’essai

La période d’essai ayant pour but de permettre à l’employeur d’évaluer les compétences professionnelles du salarié, sa prolongation doit être strictement égale à la durée de l’absence.

La durée de la prolongation de la période d’essai correspond à la durée de l’absence du salarié, mais dans la limite de la durée restant à courir.

Ainsi si un salarié est absent durant 2 semaines mais qu’il ne reste plus qu’une semaine de période d’essai, cette dernière sera prolongée d’1 semaine et non de 2.

Le calcul de la prolongation de la période d’essai se fait en jours calendaires, c’est-à-dire tous les jours du calendrier y compris ceux où le salarié ne travaille pas.

Étape 3 : formaliser la prolongation de la période d’essai

La prolongation de la période d’essai se fait de façon automatique, mais il est préférable d’informer le salarié de la nouvelle date de fin de la période d’essai par courrier recommandé avec accusé de réception. Le courrier de notification de la prolongation de la période d’essai peut également être remis en main propre au salarié contre décharge.

Dans le courrier l’employeur doit indiquer la date de fin de période d’essai initiale, la durée et le motif de l’absence, et la nouvelle date de fin de la période d’essai.

La prolongation de la période d’essai étant automatique, l’accord du salarié concernant la nouvelle date de fin n’est pas nécessaire.

L’employeur doit établir le courrier de notification de la prolongation de la période d’essai en 2 exemplaires : un pour le salarié et un pour lui.