Chaque printemps, de nombreux étudiants arrivent à la fin de leur parcours académique et cherchent une entreprise pour mettre à profit leurs apprentissages. Cependant, l’embauche d’un stagiaire ne s’improvise pas.
En effet, avant de recruter un stagiaire, il convient de bien savoir pourquoi recourir à ce profil, de préparer son arrivée en amont et de connaitre les obligations et règles applicables. À cette fin, nous vous proposons un rappel en 8 points à ne pas oublier pour accueillir un stagiaire dans les meilleures conditions.
1 – Vérifier que les conditions de recours au stage sont légales
Le stage doit avoir une finalité pédagogique. La loi du 10 juillet 2014 définit précisément les interdictions de recours aux stagiaires, dans les situations suivantes :
- remplacer un salarié absent ou suspendu ;
- exécuter des tâches régulières relatives à un poste de travail permanent ;
- occuper un emploi saisonnier ;
- pallier un accroissement temporaire d’activité.
Le non-respect de ces prescriptions légales expose le chef d’entreprise à des sanctions, notamment la requalification en contrat de travail et ses conséquences en matière de rémunération.
2 – Veiller au respect des limites légales imposées à l’entreprise
La loi encadre le recours au stage et impose à l’employeur le respect d’une réglementation stricte.
Concernant la durée du stage, un même étudiant ne peut pas être recruté pour plus de 6 mois ou 924 heures de stage par année d’enseignement.
Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis simultanément sur une même semaine civile est limité à :
- 15 % de l’effectif dans les entreprises de 20 salariés et plus ;
- 3 stagiaires dans les entreprises de moins de 20 salariés.
Enfin, un délai de carence doit être respecté entre chaque nouvelle embauche de stagiaire se déroulant sur le même poste. Ce délai de carence doit être égal au tiers de la durée du stage précédent, soit par exemple, un délai de carence de 2 mois pour un stage de 6 mois.
À noter : le délai de carence ne s’applique pas si l’étudiant a mis un terme anticipé à son stage.
Le non-respect de ces prescriptions légales expose le chef d’entreprise à des sanctions pécuniaires allant jusqu’à 4 000 €.
3 – S’assurer que le stagiaire est un étudiant en cours de cursus pédagogique
Un stage en milieu professionnel doit obligatoirement être effectué dans le cadre d’un cursus pédagogique. Pour cela, le stage doit être en lien avec le diplôme ou la certification visée et ne doit donc pas être détourné de son objet de formation et de découverte du métier.
4 – Signer une convention de stage tripartite
Le stagiaire n’est pas un salarié, il n’est donc pas lié à l’entreprise par un contrat de travail, et l’entrepreneur n’effectue pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cependant, l’identité des étudiants recrutés doit figurer sur le registre unique du personnel.
À cette fin, l’employeur a une seule obligation : la signature, en 3 exemplaires, d’une convention de stage tripartite entre l’entreprise, l’étudiant et son établissement scolaire.
Ce contrat comporte un certain nombre de clauses obligatoires :
- l’intitulé de la formation suivie et le nombre d’heures de la formation, au minimum de 200 heures ;
- le nom du tuteur et son enseignant référent ;
- les tâches confiées ;
- la date de début et de fin du stage (pas plus de 6 mois ou 924 heures de présence effective dans l’année) et le nombre d’heure de présence par semaine ;
- la gratification éventuelle, les modalités de versement ;
- les autorisations d’absence.
Le stagiaire bénéficie des mêmes avantages que les salariés : tickets restaurants, frais de transport, congé maternité, congé paternité et congé d’adoption, jours fériés et l’employeur ne peut pas imposer à l’étudiant un temps de travail hebdomadaire supérieur à celui des salariés.
5 – Préparer l’arrivée du stagiaire : son encadrement et son accueil
Avant l’arrivée du stagiaire, vous devez veiller à :
- identifier les tâches qui lui seront confiées, les compétences et le degré d’engagement attendus ;
- rechercher, au sein de l’entreprise, un tuteur volontaire responsable de la formation, l’encadrement, la supervision et l’évaluation du stagiaire ;
- veiller à ce que les salariés qui travailleront en collaboration avec le stagiaire soient disponibles pour l’encadrer et intégrer sa présence à leur horaire quotidien ;
- prévoir un espace déjà prêt pour son arrivée, avec le minimum nécessaire au bon accomplissement de ses tâches ;
- annoncer sa venue et ses fonctions aux autres membres de la société.
6 – S’assurer du respect des règles de rémunération
La rémunération du stage de moins de 2 mois est facultative, sauf accord d’entreprise ou conventionnel contraire.
Au-delà de 2 mois de travail continu, ou de la 309ème heure en cas de travail discontinu, le stagiaire doit obligatoirement être rémunéré.
Sauf convention collective plus favorable, le taux horaire minimum de la gratification s’élève à 3,90€ en 2022, exonérée de charges sociales et versée mensuellement.
7 – Délivrer une attestation de fin de stage
8 – Décider de l’embauche définitive ou pas du stagiaire
En cas d’embauche par contrat du stagiaire dans les 3 mois suivant le stage, la durée du stage sera déduite de la période d’essai dans son intégralité, lorsque les missions sont identiques à celles réalisées précédemment. À défaut, la durée de la période d’essai ne pourra être réduite que de moitié.
En cas de recours à un nouveau stagiaire, un délai de carence d’une durée égale au tiers du stage précédent devra être respecté.
Auteur : Laurence Ruaux, juriste en droit social
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