Un contrôle Urssaf peut intervenir à tout moment dans une entreprise. Un tel contrôle permet de garantir la juste application des législations de Sécurité Sociale et d’assurance chômage. Pour bien préparer un contrôle URSSAF, il faut, avant toute chose, bien l’anticiper. une proposition d’anticipation et de préparation d’un contrôle URSSAF en 7 points.
Le contrôle URSSAF porte sur les cotisations et contributions exigibles dans la limite des trois années civiles antérieures au contrôle. Deux types de contrôles sont possibles :
- le contrôle sur place, qui se déroule en partie dans les locaux de l’entreprise ;
- le contrôle sur pièces, qui se déroule exclusivement dans les locaux de l’organisme de recouvrement.
L’Urssaf envoie un avis de contrôle en lettre recommandée avec accusé réception pour prévenir de son passage. Cet avis de passage précise la date de contrôle, la liste des documents et des supports qui seront à présenter au contrôleur, ainsi que la durée approximative du contrôle.
Un contrôle, s’il est souvent fait au hasard, peut également concerner une entreprise sur laquelle l’Urssaf a des doutes. Il s’agit donc, dans ce cas, d’un contrôle lié à la recherche de faits. Dans ce cas, la visite de l’Urssaf peut être réalisée sans que l’employeur en soit préalablement informé.
1 – Réunir tous les documents listés dans l’avis de passage sur les années N à N-3
Pour bien préparer un contrôle Urssaf, il faut, dès réception de l’avis de contrôle, commencer par rassembler tous les documents que l’inspecteur (qui se déplace dans les locaux de l’entreprise) ou le contrôleur (qui opère depuis les bureaux de l’URSSAF) est susceptible de demander :
-
déclarations sociales (bordereaux de cotisations sociales, etc.) ;
-
documents sociaux : bulletins de salaire, dossiers du personnel, contrats de travail, convention collective de branche, accords collectifs d’entreprise, contrat mutuelle, contrat de prévoyance, contrat de retraite supplémentaire, accord d’intéressement, accord de participation ;
-
documents comptables et fiscaux ;
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certains actes juridiques : statuts de la société, K-bis, PV d’assemblées, transactions, etc.
-
justificatifs de frais.
La liste des documents demandés dans l’avis n’est pas exhaustive : le contrôleur peut exiger, à tout moment, la communication de tout document qu’il juge utile à son contrôle. Même si tous ces documents ne sont pas listés dans l’avis de passage de l’URSSAF, il faut les préparer afin de pouvoir les fournir rapidement lorsque l’inspecteur les demandera.
2 – Repérer les sujets « à risque »
Avec l’aide d’un expert-comptable ou d’un professionnel de la comptabilité, il est recommandé de se pencher sur les points ou sujets à questions ou litigieux, en préparant ses réponses et de s’assurer, à l’avance, de bien posséder chaque pièce justificative et d’avoir bien respecté toutes les procédures légales.
Par souci d’efficacité, les contrôleurs URSSAF vérifient souvent en priorité :
- les dispositifs d’exonération ou d’abattement de charges sociales (dispositif Fillon, CICE, contrat de génération, ZRR, etc.) ;
- les avantages en nature (véhicule de société, chèques déjeuner, chèques vacances, etc.);
- les frais de déplacements (indemnités kilométriques, remboursements de frais, etc.) ;
- les contrats collectifs (prévoyance, complémentaire santé, et retraite).
3 – Prévoir d’être présent lors de la première visite de l’agent de contrôle
Le jour du contrôle, l’employeur est tenu de recevoir l’agent de contrôle de l’URSSAF. En effet, si sa présence n’est pas exigée tout au long du contrôle, mieux vaut qu’il soit présent lors de sa première visite du contrôleur.
En cas d’empêchement, un report de la première visite pourra, éventuellement, être demandé, mais il faudra justifier d’un motif légitime (par exemple, un rendez-vous professionnel non reportable, l’absence du salarié en charge de la paie, la fermeture de l’entreprise).
4 – Désigner un coordonnateur
L’agent de contrôle aura besoin de s’adresser à un interlocuteur privilégié qui puisse lui présenter l’organisation et les particularités de l’entreprise. De ce fait, il peut être utile de désigner un coordonnateur, une personne à l’écoute et patiente, capable de comprendre rapidement les demandes du contrôleur et de trouver les réponses auprès de ses collègues.
En effet, durant le contrôle, un dialogue constructif avec le contrôleur URSSAF est un élément capital. Quand il détecte une erreur, il faut être capable de lui expliquer comment et pourquoi elle a été commise. Si le contrôleur comprend les raisons de l’erreur et juge que l’entreprise est de bonne foi, il peut lui éviter les sanctions prévues et les transformer en avertissement avec obligation de rétablir la situation dans un certain délai.
Le rôle de coordonnateur peut par exemple être délégué à la personne responsable des ressources humaines ou du service comptable.
5 – Informer les divers services du contrôle à venir
Le coordonnateur doit impliquer les personnes concernées et leur expliquer les enjeux du contrôle Urssaf. Il doit également leur faire comprendre que les demandes de l’agent de contrôle devront être satisfaites de manière complète et sans délai, même si elles se traduisent par un surcroît de travail. Il pourra aussi désigner les interlocuteurs que le contrôleur pourra rencontrer et le rôle exact de chacun.
6 – Prévoir des points réguliers avec le contrôleur
Il est recommandé de convenir avec le contrôleur de points réguliers sur ses travaux. Ces points seront l’occasion d’échanger sur ses premières constatations, de les enrichir, d’apporter des éléments oraux qui lui permettront d’amender ou de revoir totalement sa perception première.
N’hésitez pas à apporter tout complément d’information utile au contrôleur. Ces informations permettront au rapport final d’être le plus exact possible et d’évoquer les seuls points litigieux, apportant un gain de temps et évitant des explications a posteriori, des recours, ou des redressements indus.
7 – Faciliter l’accès du contrôleur URSSAF au matériel informatique
Si le système de paie et de comptabilité est informatisé, le contrôleur URSSAF effectuera probablement ses vérifications en ayant recours à l’équipement informatique de l’entreprise. Il convient donc de lui ouvrir les accès au matériel informatique et de mettre à sa disposition des salariés habilités à réaliser les opérations sur les logiciels de comptabilité et de paie (gestionnaire de paie, comptable).
Auteur : Laurence Ruaux, juriste en droit social
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