Le passage au télétravail à 100% en l’espace de quelques jours a fait vaciller nos organisations et nos habitudes professionnelles. Pour réussir ce défi collectif, cela exige une mobilisation de la part des managers et des collaborateurs, surtout dans un contexte de grandes incertitudes. Cette nouvelle donne professionnelle remet à plat les rôles de chacun et demande de l’engagement individuel pour assurer la continuité de l’activité. Mais comment bâtir un nouveau système de travail ? Quels sont les nouveaux repères à mettre en place ? Guide pratique à l’attention des managers et des collaborateurs afin d’instaurer un nouveau cadre de travail vertueux.
1 – Le rôle des managers : donner le cap et maintenir la cohésion !
Co-créer un nouveau “cadre” de travail
Il s’agit de poser les bases de la nouvelle organisation de travail, et ce, dès le début. Pour cela, appuyez-vous sur une “charte de travail à distance” qui détaille les processus, les valeurs et les responsabilités de chacun. Construisez-la avec votre équipe afin de mettre en place, collectivement, la nouvelle dynamique souhaitée et le rythme à donner pour garder le lien. De plus, cette charte doit être très opérationnelle en explicitant les suivis individuels (modalité et fréquence), le planning des livrables de chacun et les points collectifs.
Votre boîte à outils :
- disposer de bons outils de visioconférence (Skype, Zoom…) car selon un récent sondage réalisé depuis le début du confinement, 48% des managers pointent comme principale difficulté le partage de l’information ;
- partager des tableaux de bord clairs pour suivre l’avancement de vos projets. Exemple du cabinet Balthazar ;
- expliciter pour chaque point : objectifs, ordre du jour type, durée, indicateurs de suivi, plan d’actions et livrables de sortie de réunion.
Manager par la confiance mais non sans exigence
À distance, l’ancien schéma managérial du “command and control” sur lequel est fondé le présentéisme ne fonctionne plus. Ou mal. Le manque de confiance risque de démotiver, de générer du stress et de rendre le travail individuel contre-productif. Ainsi, la question de la confiance est fondamentale : la supervision directe et le micro-management par les horaires ne conviennent pas au télétravail. Comment s’y prendre ? En changeant votre posture managériale : tournez-vous vers la gestion du travail par les résultats ou le management par objectif, prôné Peter Drucker, qui encourage plus d’autonomie. Pour cela, mettez-vous d’accord sur les objectifs et définissez des jalons pour chacun de vos collaborateurs. Puis, restez disponibles en cas de questions.
Rester à l’écoute et accompagner le changement
Le télétravail demande une période d’ajustement, surtout en période de crise telle que le COVID-19. En tant que manager, vous êtes le relais opérationnel : vous devez identifier les personnes qui ont le plus besoin de soutien en termes techniques ou organisationnels. Pour cela, faites un point individuel pour glaner les ressentis et les points bloquants éventuels. Puis, organisez un suivi particulier.
Pour l’ensemble de l’équipe, il s’agit de bien garder le contact au jour le jour et d’inviter vos salariés à vous contacter en laissant, par exemple, des créneaux ouverts types “permanence”. Il faudra être vigilant à certains moments clés : notamment, au bout d’une semaine en 100% télétravail, les liens sociaux peuvent changer. Ne laissez pas les situations difficiles s’installer, libérez la parole. Pourquoi ne pas réaliser une enquête hebdomadaire auprès de votre équipe ? Jubiwee, Bloomin ou Bleexo sont des outils de mesure du bien-être des salariés grâce à des sondages gratuits pendant le confinement.
Créer des moments de convivialité grâce à des rituels
Pour un manager, il est important de maintenir la cohésion de son équipe malgré la distance. Pamela J. Hinds et Mark Mortensen, respectivement professeur à Stanford et au MIT, ont démontré que “les équipes dispersées peuvent notamment souffrir de problèmes de coordination, de crises de confiance et/ou d’une dynamique de groupe négative”. Depuis le début du confinement, les managers tentent d’y remédier via des appels réguliers pour 92 % d’entre eux et l’organisation de plusieurs point d’équipe par semaine pour 48%.
Notre conseil : vous aviez l’habitude de vous retrouver le vendredi matin à la machine à café ou au restaurant ? Gardez ces moments pivots, mais innovez en proposant des alternatives. Un exemple intéressant : pour garder le contact avec les 300 salariés du site de Peugeot Motocycles à Mandeure (Doubs), les ressources humaines ont mis en place des cafés virtuels. C’est un moment de partage pour lever les doutes : les salariés posent toutes leurs questions en direct aux ressources humaines et aux managers.
2 – Le rôle des collaborateurs : de la visibilité et de l’équilibre !
Rester disponible pour l’équipe
Même si 79 % des Français sont favorables au télétravail imposé en raison de l’épidémie de coronavirus, 26 % des télétravailleurs (étude Ifop, 2019) se sentent isolés de leurs collègues. Outre les outils, c’est aussi le comportement de chacun qui permet d’y remédier. Ainsi, Xavier de Mazenod, fondateur du média Zevillage, souligne “l’impératif de rester disponible pour ses collègues dans la mesure du possible et de chercher à garder contact”. Il s’agit, par exemple, de créer un temps entre collègues dédié au partage de bonnes pratiques sur le télétravail mais aussi sur les difficultés rencontrées.
Par ailleurs, pour aider les équipes à maintenir un lien de confiance et pour continuer à travailler ensemble efficacement, la plateforme Coworker propose ses services gratuitement pendant le confinement. Le fonctionnement ? Vos collaborateurs disposent d’un nombre de “kiffs” (badge de reconnaissance) à attribuer à leurs collègues pour valoriser leurs compétences, comportements positifs et engagement.
Respecter les nouveaux processus de travail et faire preuve de transparence
“L’effet tunnel” ou le manque de visibilité provoque parfois des incompréhensions voire des tensions au sein des équipes. De plus, un manager peut devenir vite suspicieux face à un silence ou un manque de réactivité. Pour cela, suivez bien les nouveaux modes de travail établis : être présent aux points virtuels (et à l’heure !), livrer à temps les attendus, transmettre les indicateurs… Ainsi, si vous ne répondez pas à un message ou à un mail dans la minute, personne ne s’en inquiétera. En cas d’empêchement, un remède : prévenir à l’avance, reporter à une date ultérieure ou proposer une autre solution. Bref, soyez proactif !
Maintenir son équilibre en prenant acte de ses contraintes personnelles
Le défi du télétravail ? Garder un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle car il est facile de se laisser submergé par les multiples canaux de communication :
- première chose : prenez acte de vos contraintes personnelles et communiquez-les à votre manager (enfants, imprévus…) ;
- ensuite, si possible, créez un espace dédié au travail que vous “fermez” une fois la journée achevée ;
- pour finir, insérerez des pauses dans votre planning afin de souffler et garder une vie sociale, même virtuelle (appel à la famille et aux amis, balade, exercices en intérieur).
Pour soutenir les salariés dans cette nouvelle organisation personnelle, Ourco.io propose un abonnement gratuit à son service d’accompagnement assuré par des psychologues, des conseillers RH ou encore des assistantes sociales.
Fixer un planning en restant flexible sans culpabiliser
Une journée en télétravail n’est pas extensible. Pour cela, il faut bien s’organiser. Si vous n’êtes pas un adepte de la “to-do list”, il est temps de vous y mettre : chaque jour, listez puis priorisez les tâches à réaliser. Pour éviter de se laisser disperser et rester efficace, mettez-vous à la technique “Pomodoro” qui consiste à alterner des sessions de travail de 25 minutes et des pauses de 5 minutes.
L’avantage du télétravail est de pouvoir créer vos propres routines : peut-être pouvez-vous déjeuner plus tard car cela correspond plus à votre rythme, ou commencer votre journée plus tôt ? Testez ce qui vous correspond sans culpabiliser car l’essentiel est de maintenir l’activité et la cohésion de groupe à distance.
Auteur : Laure Girardot
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