Solutions RH  Publié le 22/03/2019

Digitaliser ses tâches RH : comment en faire un véritable atout ?

La transformation digitale fait aujourd’hui partie des enjeux phares des entreprises, grands groupes comme PME ou TPE. La numérisation s’impose déjà dans beaucoup de départements et impacte la majorité des métiers. C’est d’ailleurs l’ensemble du fonctionnement de l’entreprise qui est bouleversé : les relations avec les clients, les modèles managériaux, le rapport du salarié au travail, etc. Alors, opportunité ou menace ?
Un paradoxe existe : selon un récent sondage¹ mené auprès de PME, celles-ci considèrent le digital comme une opportunité (84 %) mais elles sont une minorité à en faire une priorité (48 %). Côté RH, ils ont doucement engagé leur transition numérique : 66 % utilisent des outils digitaux pour simplifier certaines tâches administratives². Leur principal motivation : (re)privilégier la dimension humaine et s’alléger des lourdeurs administratives.
Si le digital semble être perçu comme un avantage sur certains points précis, il n’en reste pas moins compliqué d’activer un changement réel et durable. La méthodologie et le choix des solutions sont des clés pour en faire un vrai levier positif au sein de l’entreprise.

Les trois attentes fortes liées à la digitalisation des fonctions RH


Garantir la conformité juridique des décisions et des écrits serait la principale difficulté pour plus de 50 % des RRH ou DRH². Le problème ? Le manque de temps et de ressources pour 75 % d’entre eux. Des besoins largement exprimés par les PME/TPE, souvent en sous-effectifs RH et qui doivent, néanmoins, respecter le calendrier social afin d’éviter des pénalités.

Dégager du temps pour se consacrer aux actions RH à plus haute valeur ajoutée : formation, gestion des compétences, mobilité, management ou qualité de vie au travail, voilà les sujets qui motivent les RH. En effet, 78 % ont choisi leur métier pour sa dimension humaine², or aujourd’hui, 72 % se sentent frustrés² de ne pas pouvoir mener à bien cette mission.

Mieux piloter les données RH pour mieux accompagner les salariés : les ressources humaines disposent d’une grande source d’information (effectifs, masse salariale, turnover, enquête salariale etc.) or elles ne savent pas forcément l’exploiter. 72 % des RH suivent moins de 10³ indicateurs au sein de leur département. Pour exemple, 41 % indiquent posséder des informations incomplètes sur les compétences internes. En cause ? Pour 37 % des entreprises, les remontées d’informations terrain s’effectuent par transfert de fichiers³. Une déperdition d’information et une lenteur évidentes. Or, sans données correctes, comment lancer des politiques RH adéquates ?

Par où commencer pour « se digitaliser » ? Méthodologie et solutions possibles


Méthodologie et bonnes pratiques

  • Donner le cap et donner du sens : selon une étude Deloitte⁴, 90 % des DRH pensent que c’est à eux d’insuffler la culture numérique au sein de l’entreprise. Pour les PME où la fonction RH n’est pas forcément représentée, la vision doit être portée par le dirigeant afin d’expliquer le changement et ses grandes étapes.
  • Prioriser les processus à digitaliser : l’objectif principal de la digitalisation est le gain de temps pour presque 88 % des RH et la simplification du travail pour presque 62 %². C’est pourquoi un audit de fonctionnement doit être mené afin d’identifier les processus les moins efficaces et à faible valeur ajoutée. C’est une base pour réfléchir à une nouvelle organisation plus performante.
  • Choix des outils : selon 51 % des RH³, les outils informatiques à leur disposition ne sont pas satisfaisants. 65 %³ estiment même que l’un des principaux freins à la mise en place d’indicateurs RH est la difficulté à rendre compatibles fichiers bureautiques et systèmes d’information. Le choix d’outils simples est donc une clé pour lever les freins au changement et en faciliter l’adoption.


Focus sur Lumio : le « renfort numérique » pour faciliter les processus RH

Lumio est une « aide en ligne intelligente » développée par les Éditions Tissot permettant de réaliser et de suivre l’ensemble des procédures et démarches RH des TPE-PME. Grâce à un assistant conversationnel, le responsable RH est guidé à chaque étape clé grâce à des contenus juridiques fiables et pratiques. Gain de temps assuré et conformité garantie avec la réglementation !

Quels sujets sont traités ? Formation, démission, congés, gestion des entretiens, rémunération, accidents, etc. Toutes les actions clés RH y sont gérées, et ce, de manière entièrement personnalisée car l’historique et les données des collaborateurs sont centralisés dans cet espace digital.

Un fonctionnement en phase avec les codes actuels : comme un échange de textos, Lumio pose une série de questions au RH, il/elle y répond et l’outil se charge de préparer les formalités nécessaires en respectant la législation allant jusqu’à la génération du document. Un pilotage RH administratif simplifié de A à Z pour que les équipes se recentrent sur les actions essentielles en faveur du capital humain.

Laure Girardot
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Sources
¹ Enquête Talentco
² Extrait de l’enquête “le digital sauvera-t-il le soldat RG ? 2018 Édition Tissot
³ Baromètre “Pratiques de pilotage RH 2017” par EBG, CGI et Qlik
⁴ Étude : Le DRH au coeur de la tourmente digitale de l’entreprise, Deloitte – Mai 2016



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