Le 12 mars 2020, le Président de la République a souligné la nécessité de permettre aux salariés de travailler à distance afin de limiter la propagation du coronavirus COVID-19. Un basculement organisationnel inédit et à grande échelle : le télétravail est devenu la solution incontournable pour maintenir la continuité de l’activité, quand l’activité le permet.
Le passage au “distanciel” en mode accéléré n’est pas simple : l’enjeu pour les entreprises est de maintenir la communication et la cohésion au sein d’équipes dispersées. Si le digital joue indéniablement un rôle pivot pour faciliter les échanges, quels sont les outils les plus utiles et efficaces ? Nos recommandations (non exhaustives) par objectif.
Maintenir et encourager le travail collaboratif
Zoom permet de créer une salle virtuelle dans laquelle les collaborateurs peuvent interagir depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone. Ainsi, en plein confinement, les équipes continuent d’organiser leurs appels téléphoniques ou en visioconférence, à deux ou en équipe (jusqu’au séminaire à très grande échelle : 10 000 personnes). Et ce, partout dans le monde !
Les plus ?
Vous pouvez enregistrer les conversations et les sauvegarder pour permettre aux absents d’en bénéficier en mode asynchrone. De plus, il est possible de converser pendant la réunion et de transmettre des liens complémentaires. Au besoin, il est très simple de partager son écran (pour réaliser des démos par exemple).
À noter que depuis le 15 mars, en une quinzaine de jours, plus de 600.000 personnes ont téléchargé l’application Zoom dans le monde, un pic record pour l’entreprise (selon le décompte d’Apptopia, spécialiste de l’analyse des données du web).
Klaxon va plus loin car l’outil facilite l’interactivité et l’engagement des différents participants. Idéal pour gérer des ateliers à distance, cet outil est un activateur de créativité et de cohésion grâce à une palette d’outils : post-it, brainstorming, jeux ou défis collectifs, quiz, recueil de feedbacks, etc.
Les plus ?
Il facilite la collecte d’idées, améliore la distribution de la parole durant la réunion et permet de suivre le temps écoulé lors de chaque réunion. À noter que pendant la crise sanitaire, l’outil est gratuit pendant 3 mois, avec, en soutien, une équipe disponible pour aider les nouveaux utilisateurs.
Organiser et piloter vos projets
Teams est l’outil de gestion de projet de Microsoft qui est disponible au sein d’Office 365. Les objectifs ? Réunir toutes les ressources contributrices au sein d’un même “endroit” virtuel. Puis, les inciter à discuter (“chat”), à participer aux réunions d’avancement et à consolider les fichiers. L’idée est d’éviter l’éparpillement et de pouvoir suivre sereinement les jalons de votre projet. De plus, l’intégration de Teams à Office 365, assure une continuité entre l’usage des emails (Outlook), des messages instantanés (Teams), de la vidéo (Skype) et des messages du réseau social d’entreprise (Yammer).
Les plus ?
L’outil vous permet de créer des groupes, des équipes et des “chaînes” de conversation (pour des équipes spécifiques ou sous-projets). À savoir que l’outil ne se limite pas à l’entreprise : vous pouvez l’utiliser avec vos partenaires (clients, prestataires, etc.) à condition qu’ils utilisent Teams. Normalement payante pour les entreprises, Microsoft a annoncé que sa plateforme serait gratuite pendant la pandémie.
Trello est inspiré par la méthode Kanban. Il repose sur une organisation des projets par “tableau” avec des cartes, chacune représentant des tâches ou actions à mener. Les tâches sont assignables à des utilisateurs et interchangeables d’un tableau à un autre. Quant à leur suivi, il se fait à travers trois catégories ou indicateurs : “à faire”, “en cours” et “terminé”. Vous pouvez ainsi suivre l’avancée de chaque projet, ajouter des échéances et poser un cadre au travail collectif à distance.
Les plus ?
C’est une solution qui offre un rétroplanning complet et visuel. Chaque membre devient acteur : il peut éditer et intervenir en temps réel. Il permet aussi de facilement prioriser les actions grâce à la fonctionnalité “checklist” sur les cartes.
Communiquer et maintenir le lien avec agilité
Slack est une application de messagerie instantanée disponible sur le web ou via une application mobile. Elle permet de communiquer de manière désintermédiée avec un ou plusieurs collègues grâce aux canaux de discussions (groupes). Ainsi, les salariés restent facilement en contact, partagent les documents et échangent spontanément malgré la distance. Surtout, c’est un outil qui désengorge les boîtes mail !
Les plus ?
Slack propose plusieurs outils au service de la productivité collective :
- un espace de travail unique pour toute l’équipe et un partage des fichiers pour fluidifier l’information ;
- des canaux de discussions classés par sujet ;
- une messagerie privée ;
- des appels audio et vidéo à plusieurs.
Skype est la solution de messagerie instantanée de Microsoft. Dans la version professionnelle, vous pouvez créer des réunions jusqu’à 250 collaborateurs, inviter des équipes et partager un écran ou un fichier.
Les plus ?
Il est possible de rédiger des documents, réaliser des dessins et apporter des modifications en “live” ce qui accélère les processus de décision.
Gérer vos documents et les transférer facilement
Le cloud de Google est un moyen de partager ou transférer des fichiers très facilement. Les forfaits payants permettent d’avoir un accès en illimité de stockage.
Les plus ?
C’est un outil très intuitif qui permet de classer ses fichiers en dossiers puis de les partager avec un autre utilisateur. Vous pouvez donc travailler à plusieurs sur un même fichier sur des formats variés : Excel, Word, PPT etc.
Dropbox est également un service de stockage de documents en ligne. Vous pouvez ainsi partager les documents au sein d’une même équipe de travail.
Les plus ?
Le service vous permet de synchroniser les dossiers de votre ordinateur. De même, la version “business” donne un contrôle plus grand sur le partage des liens avec un système de mot de passe et une durée de validité.
Auteur : Laure Girardot
Vous adorez cet article ?
Pour être sûr de ne rien rater, recevez par e-mail chaque mois gratuitement tous les articles incontournables des dernières semaines en vous inscrivant à la newsletter.
