La transformation digitale est devenue un thème stratégique lorsque l’on aborde la question de la mutation du travail. Les spécialistes n’hésitent pas à comparer l’ère numérique à la naissance de l’imprimerie ! En effet, la digitalisation a pris une place de plus en plus importante dans la sphère professionnelle, générant de nouveaux usages et de nouvelles manières de travailler. Pour en faire un levier de croissance et vaincre les résistances aux changements inhérents à toutes transformations majeures, le volet humain, entre autres, ne doit pas être occulté.
Cela exige donc une minutieuse préparation afin d’évaluer l’ensemble des impacts et d’anticiper les mesures correctives le plus en amont possible. Le secret ? Un projet cadré, séquencé, et porté collectivement en interne. Explications.
Le digital : un projet stratégique
Selon une étude menée fin 2017 par Bpi France, 34 % des dirigeants de PME/ETI identifient la complexité comme le premier frein à la digitalisation de leur entreprise. Or, pour que le projet soit une réussite, il est indispensable que la direction soit convaincue et engagée dans le processus de transformation. Pourquoi ? C’est à elle de le porter et d’en expliquer les bénéfices à l’ensemble des salariés de l’entreprise. Le dirigeant doit donc être incollable sur les enjeux de la digitalisation au sein de son organisation, et lui donner du sens.
Véritable sponsor de l’équipe projet, il est le chef d’orchestre de la trajectoire à prendre : il donne le cap et la visibilité nécessaire. Sans une stratégie claire et explicite, les salariés subiront le changement au lieu d’en être acteurs, voire ambassadeurs. Pour prendre du recul et se poser les bonnes questions lors de cette étape cruciale, il peut être pertinent d’être accompagné par un cabinet extérieur expert.
Un audit des processus : anticiper les changements majeurs
Pourquoi voulez-vous passer au numérique pour certains processus ou services ? Quels sont les avantages attendus ? En amont de toute démarche de digitalisation, une analyse de l’organisation existante est primordiale pour identifier les dysfonctionnements.
L’objectif est de passer en revue les processus les moins efficaces et à faible valeur ajoutée afin de réfléchir à une nouvelle organisation plus performante. Une fois l’état des lieux ou l’audit réalisé, il s’agit de définir les objectifs à atteindre et les priorités business, d’identifier les risques, mais aussi les opportunités ainsi que les leviers d’action, sans oublier l’aspect culturel : quelle est la maturité digitale de vos équipes ?
Tous ces éléments sont indispensables pour analyser les impacts humains, organisationnels, managériaux, fonctionnels, etc., et réfléchir à des ajustements. Côté stratégie, impliquer les salariés dans cette phase d’analyse est clé pour limiter les blocages et les erreurs de parcours. À cette fin, optez pour des ateliers collaboratifs avec eux.
Un esprit curieux pour choisir les bons outils
Autre étape critique : le choix des outils. Quelles sont les technologies les plus adaptées à votre problématique ? Pour y répondre, c’est le moment d’être curieux et de mener un benchmark des solutions existantes, de préférence dans votre secteur d’activité : IoT (Internet des objets), social media, smart data, intelligence artificielle, CRM, plateforme, etc. Le digital évolue très rapidement, il faut donc se tenir à jour pour pouvoir prendre les bonnes décisions.
Certains prestataires proposent des essais gratuits, n’hésitez pas à vous inscrire, ainsi que d’autres utilisateurs « test » (collaborateurs, équipe IT, RH, marketing, etc.), afin d’avoir une expérience utilisateurs complète. Vous pouvez également participer à des conférences, des formations, des événements, et tenir une veille sur le digital.
Un déploiement par étapes
La transformation numérique de votre entreprise ne doit pas se faire de manière globale, au risque d’engager des coûts trop importants sans les résultats escomptés. Pour rassurer et expérimenter la solution, il faut y aller pas à pas, dans le cadre d’une démarche agile, à savoir de “test and learn”. Concrètement : identifiez d’abord les processus prioritaires (cf. audit des processus), fixez des indicateurs de réussite ainsi que les grandes étapes de déploiement, et embarquez les équipes concernées.
Une fois cette phase pilote lancée, vous pourrez mener un retour d’expérience exhaustif : un temps d’arrêt indispensable avant un déploiement plus massif. Cela implique une évaluation des résultats (indicateurs), l’identification des points bloquants, et la mise en place de solutions correctives.
Un accompagnement du changement piloté par les RH
La transformation numérique est souvent considérée sous le seul angle technologique. Or tous les aspects de l’entreprise sont impactés : le management, l’organisation, les métiers, les outils, la communication, la culture, etc. Une transformation numérique réussie ne s’impose donc pas, elle s’accompagne pour faciliter l’adhésion des équipes aux nouveaux usages. Pour cela, une stratégie d’accompagnement au changement est à définir afin d’assurer la transition.
Le rôle des services RH est pivot pour opérer cette bascule, car ils sont en charge d’activer les bons leviers : formation, communication interne, coaching, préparation aux différentes phases de déploiement opérationnel, mobilisation aux étapes clés, remontées d’information des salariés vers la direction, et participation au projet. Cet aspect ne doit, en aucun cas, être écarté faute de budget, au risque de passer à côté d’une transformation durable et rentable.
Auteur : Laure Girardot
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