Les outils de communication internes se sont multipliés depuis plusieurs années : discussions instantanées, intranet ou encore réseaux sociaux d’entreprise (RSE). Ces derniers, très en vogue, offrent une manière plus collaborative d’échanger l’information. Ils sont aussi en phase avec l’émergence de la culture digitale actuelle qui tend à « désiloter » l’entreprise et la désintermédier. Mais qu’en est-il vraiment ? Qu’apportent-ils aux équipes et à l’entreprise ?
1 – RSE : un outil plébiscité depuis la crise sanitaire
Les intranets sont devenus incontournables depuis quelques années car ils facilitent la communication interne des entreprises. Pourtant, les informations demeurent plutôt descendantes face aux RSE qui, eux, offrent une manière de collaborer plus transversale et participative. Malgré ces avantages réels, le taux d’utilisation en 2019 (avant la crise sanitaire) n’était pas si élevé : seuls 25 % des managers et 17 % des salariés les utilisaient régulièrement. La mise en place massive du télétravail et la gestion d’équipe à distance a fait exploser le nombre d’utilisateurs de ces solutions digitales collaboratives. À titre d’exemple, la plateforme interne d’Orange, Plazza est passée de 70 000 à 80 000 utilisateurs actifs et compte 1,1 million de pages vues en quelques semaines suite au premier confinement. Cette tendance s’installe dans beaucoup d’entreprises, quelle que soit leur taille. En effet, alors que le travail hybride devient la norme, ce moyen de communication devient incontournable à condition de savoir accompagner les managers et les collaborateurs dans ces nouveaux usages numériques.
2 – Les quatre bénéfices clés à l’heure du télétravail
Le RSE est avant tout un outil qui facilite le partage d’informations et des savoir-faire : téléchargement de documents, annuaire de contacts, actualités sur les produits, mise en relation des experts, réactions spontanées des salariés… Cela participe à la réduction des fameux « îlots d’information » qui limitent la productivité et la performance de l’entreprise.
Grâce à ces plateformes, la parole se libère. L’entreprise devient un terrain d’expression à 360° sur des sujets stratégiques, des projets opérationnels mais aussi autour de la culture interne. Elles favorisent la transmission et le recueil d’information auprès de tous les acteurs : de la direction auprès des collaborateurs, et inversement puis, des salariés entre eux ou encore entre managers et managés.
La crise a forcé les entreprises à passer en mode projet, du moins dans certains départements. Cette approche de travail plus transversale a été rendue possible grâce aux RSE, notamment car les salariés ont pu s’acculturer au fait de collaborer plus ouvertement. De même, les espaces collaboratifs tels que les discussions (chat ou groupes), ou encore le partage de documents invitent les collaborateurs à davantage contribuer. Cela génère un véritable effet d’entraînement positif car chacun peut valoriser ses compétences et reconnaître celles des autres. Une forme de reconnaissance naturelle s’installe au cœur de l’organisation.
Pour finir, la mise en place d’un RSE contribue au maintien de la cohésion sociale. En télétravail, c’est un vrai défi pour les entreprises ! Grâce aux groupes ou communautés en ligne, les collaborateurs peuvent échanger sur des centres d’intérêt communs ou des problématiques spécifiques. Ces discussions formelles ou informelles consolident les liens internes alors que les interactions au bureau se raréfient à cause des mesures sanitaires.
3 – Bonnes pratiques de déploiement et d’animation
La mise en place d’un RSE ne se fait pas de lui-même. Cela nécessite une préparation en amont avec les bons interlocuteurs. Voici quelques lignes directrices pour assurer un lancement efficace et pérenne :
- rédiger un cahier des charges : il faut que la raison d’être de l’outil soit clairement définie. Pourquoi le mettre en place ? À quelles problématiques répond-t-il ? Quel niveau d’échange souhaitez-vous ?
- choisir l’outil avec la DSI, la direction, la communication/RH et les collaborateurs pour répondre au mieux à vos enjeux terrain ;
- créer une charte d’utilisation : c’est primordial pour éviter tout débordement. Les utilisateurs sauront ce qu’ils doivent ou ne doivent pas faire ;
- créer une équipe projet chargée du pilotage : c’est important si vous voulez mettre en place un modérateur, lancer des campagnes de discussions, animer votre réseau et impliquer vos collaborateurs dans l’éditorial, etc.
Pour le déploiement en lui-même, il faut y aller par étape car les changements induits par la mise en place d’une plateforme collaborative peuvent être déstabilisants. Pour cela, il peut être pertinent de démarrer avec un groupe pilote, même en PME. Cette phase permet de mettre en évidence le degré d’accompagnement nécessaire à l’appropriation.
De même, les différents cas d’usage émergent ce qui permet d’organiser sereinement l’accompagnement. En effet, un programme de formations doit être créé en fonction des premiers retours d’expérience : formations (distancielles et présentielles), aide à la prise en main ou encore création d’un réseau de référents RSE peuvent être imaginées pour aider vos salariés à monter en compétences, à leur rythme.
Auteur : Laure Girardot
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