Flex office, open space, bureaux partagés, etc., de nombreuses entreprises ont récemment réaménagé leurs bureaux selon ces tendances. Les raisons invoquées ? L’arrivée des millennials sur le marché du travail, le besoin de flexibiliser le travail, la numérisation qui « désilote » les différents départements, ou encore le coût de l’immobilier. Si, pour 89 % des salariés (1), l’environnement de travail influence leur plaisir à venir travailler, la question de l’aménagement de l’espace est légitime, particulièrement au regard des derniers chiffres de l’engagement des salariés : en 2018, 94 % d’entre eux se disaient désengagés (2).
Alors, design ou refonte des espaces de travail : sujet stratégique ? Les derniers sondages et retours d’expérience soulignent les bénéfices d’un tel projet à condition de bien poser les objectifs de la démarche.
Réaménager son espace : les 5 grands bénéfices salariés/employeurs
1/ Augmenter la qualité de vie au travail : plus de 9 actifs sur 10 estiment que le lieu de travail joue un rôle central pour leur bien-être (3). Et, d’après les études de l’université d’Harvard, du MIT (Massachusetts institute of technology) et de la LBS (London business school) de 2016, un employé épanoui serait 2 fois moins malade et 6 fois moins absent.
2/ Renforcer l’efficacité des salariés et booster la performance de l’entreprise : des espaces bien aménagés augmenteraient la capacité de se concentrer (92 %), amélioreraient la façon de travailler (90 %) ainsi que la productivité (89 %), et favoriseraient la créativité (74 %). Plus particulièrement, les millennials sont 83 % à percevoir l’environnement de travail comme un élément clé de leur productivité (4).
3/ Optimiser les coûts : près de 40 % des postes seraient inoccupés en moyenne. Significatif, quand il est avancé que le coût d’un poste de travail varie entre 12 000 et 14 000 euros par an… Le nouveau modèle en flex office (ou sans bureaux fixes) est de plus en plus positionné comme une réponse pour générer un gain d’espace.
4/ Favoriser la collaboration : en abattant les murs, les échanges entre les différents services et équipes sont plus fluides et l’information circule mieux. Une enquête, réalisée par Hiscox, révèle d’ailleurs que 73 % des salariés français privilégient les espaces de travail collaboratifs.
5/ Booster l’attractivité de l’entreprise : pour 46 % (5) des salariés, le lieu de travail est décisif dans l’intérêt suscité par un poste. Particulièrement pour les millennials : ils sont 93 % à ne pas envisager de travailler dans un bureau classique et 72 % seraient prêts à faire des concessions pour de meilleures conditions de travail (4).
Longtemps considéré comme une obligation, voire une contrainte, l’aménagement des espaces de travail trouve un réel écho auprès des décideurs, jusqu’à devenir un axe stratégique de développement. Avant d’arrêter ses choix en matière de configuration des locaux, quelques essentiels doivent être abordés.
Les 5 facteurs clés succès pour un réaménagement de bureaux réussi
1/ Répondre à des questions précises : quels enjeux RH ou besoins internes ? Santé, absentéisme, collaboration, engagement ? Quels sont vos objectifs ? Voulez-vous revoir vos modèles de fonctionnement ? Le management ?
2/ Bien préparer son projet : quelles sont les parties prenantes de la démarche ? Comme pour tout projet, il faut une équipe, mais, attention, évitez le mode de travail en « huis clos » : incluez les salariés motivés dans la coconstruction de leur espace de travail.
3/ Ne pas minimiser la culture d’entreprise : le flex office ou l’open space ne sont pas une réponse à tout et pour tout le monde. Évitez les « copier-coller » car les locaux de votre entreprise reflètent son ADN : prenez en compte la culture de son organisation, ses fonctionnements et ses métiers.
4/ Anticiper les effets sur l’organisation du travail : la manière de travailler conditionne l’espace de travail, et inversement. Ainsi, révolutionner l’espace induit inéluctablement une refonte des processus pour créer une nouvelle organisation pérenne.
Par exemple, si vous mettez en place le télétravail pour certaines équipes, opter pour les bureaux partagés non attitrés peut être intéressant.
5/ Accompagner le changement : changer d’espace en profondeur sans en expliquer les raisons ou donner un cap est voué à l’échec car cela sera perçu comme un artifice ou, pire, une contrainte. Les bonnes pratiques ? Coconstruction du projet, consultation et information des salariés très en amont du projet, évaluation de la démarche, etc.
Auteur : Laure Girardot
*Sources :
(1) Étude OpinionWay1 sur la relation entre l’environnement de travail et le bien-être des salariés
(2) Enquête Gallup, 2018
(3) Étude de L’observatoire Actineo
(4) Étude CBRE
(5) Étude en ligne, réalisée par Toluna pour Interface en mars 2018, auprès de 1004 répondants représentatifs de la population française, âgés de 18 ans et plus
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