Retours d'expérience RH  Publié le 31/12/2019

Intégration des nouveaux collaborateurs : 4 actions qui font la différence !

L’onboarding ou le parcours d’intégration est une étape clé pour chaque nouveau salarié ! Il s’attend à découvrir la culture d’entreprise, les équipes, ainsi qu’à être formé. Or cette phase est souvent réduite, voire inexistante, faute de temps. Ce qui n’est pas sans conséquence : 4 % des salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse (1). À l’inverse, un onboarding bien mené favorise leur fidélisation : il augmenterait à 69% le taux de personnes qui restent au moins trois ans au sein de l’entreprise (2).

À l’heure de la pénurie de talents, améliorer la période d’intégration est devenu incontournable pour toute entreprise. Voici quatre actions simples et efficaces pour pérenniser vos recrutements.

L’onboarding : bien plus qu’un pot d’accueil !


Saviez-vous que seules 51 % des entreprises déclarent suivre l’intégration des nouveaux collaborateurs (selon le baromètre 2019 de l’Expérience Collaborateur de Parlons RH) ? En effet, l’onboarding ne se limite pas à la seule journée d’accueil. Pour être efficace, il doit être pensé comme un parcours autour de trois étapes clés pouvant s’étaler jusqu’à plus de 6 mois :

  • la phase amont à savoir la période avant l’arrivée dans les locaux ;
  • les premiers jours au sein de l’entreprise ;
  • la phase de suivi et de montée en compétences.

Au cours de chacune de ces séquences, l’entreprise peut proposer différentes actions d’intégration. Pas d’idées ? On vous oriente autour de quatre actions phares qui ont fait leurs preuves.

1/ L’email ou le sms de bienvenue : créer du lien avant le jour J


L’intégration se prépare bien avant le jour de l’arrivée : entre la signature du contrat et l’entrée effective du collaborateur dans l’entreprise, il est essentiel de prendre contact avec lui afin de lui communiquer certains éléments importants… et pas uniquement administratifs ! La bonne pratique ? Envoyer un email avec un mot de la direction ou du manager, une photo de l’équipe avec un mot personnalisé, le plan détaillé pour se rendre sur le lieu de travail (si besoin) et le planning de la journée d’accueil. Chez Google, cette initiative a permis d’améliorer de 25 % les résultats de l’intégration des employés.

La même version est possible avec un SMS : à vous de trouver les mots et les moyens de communication qui font écho à la culture d’entreprise et à votre cible (Millennials…).

2/ Un accueil marquant : faire bonne impression dès le premier jour


Selon Tim Campos, ancien directeur de l’information chez Facebook, tout se joue au cours des 45 premières minutes pour le nouveau collaborateur. Soyez impactant ! Pour cela, créez un accueil marquant en organisant un petit-déjeuner d’accueil avec l’ensemble de l’équipe (ou de l’entreprise) avec, au programme, une présentation atypique de chacun et de l’entreprise (histoire, culture, valeurs…). Chez Babilou, les nouveaux arrivants sont accueillis par les top managers qui ont pour mission de transmettre la vision et les valeurs. C’est aussi le moment de donner de la visibilité opérationnelle en exposant clairement les différentes étapes du processus d’intégration grâce à un planning complet des prochaines semaines (formation, rendez-vous internes, déjeuners…).

Ce rituel d’accueil doit également “outiller” les nouveaux collaborateurs. Pensez à formaliser un “kit de bienvenue”. Il s’agit d’un manuel – dématérialisé ou non – avec des infos précises sur votre manière de travailler, l’histoire de l’entreprise, l’équipe via un trombinoscope original, les process RH et informatiques… Encore une fois, en fonction de votre culture, à vous de le rendre ludique et accessible.

3/ Le “mentoring” : accompagner dans la durée


L’arrivée au sein d’un nouvel environnement professionnel reste déstabilisant pour tout le monde. Pour rassurer, pourquoi ne pas s’inspirer de Renault ? Nommez un mentor pour chaque nouvel arrivant : sans lien hiérarchique, son rôle est de guider le collaborateur tout au long de son parcours d’intégration, répondre aux interrogations ou encore favoriser la prise de contact avec l’ensemble des équipes.

Référent interne, c’est lui qui est également en charge du suivi de l’intégration afin de vérifier que le collaborateur dispose bien de tous les moyens nécessaires. Sous la forme de feedbacks, hebdomadaires ou mensuels, des échanges réguliers permettent d’identifier les difficultés rencontrées et d’apporter des réponses concrètes et rapides.

4/ Une montée en compétences organisée : favoriser une prise de poste efficace


Une bonne intégration ne peut se faire sans un programme de formation accessible et motivant. Les incontournables ?

  • La formation digitale pour individualiser la formation. Vous pouvez créer une plateforme e-learning avec des modules sur l’entreprise, des formations par métier et de la documentation dédiée au partage de connaissances. Sans être très élaboré, cela peut aussi être un accès à un “drive” à condition que la documentation soit très bien catégorisée et régulièrement mise à jour. Ces temps de formation individuels sont à coupler à des modalités “présentielles” pour en faire un parcours de mise en pratique complet.
  • Un “vis ma vie” pour une immersion opérationnelle complète. Durant la période d’intégration, de plus en plus d’entreprises proposent aux nouveaux collaborateurs de passer du temps au sein de chaque service. Par exemple, chez Michelin, passer par les ateliers de production à Clermont-Ferrand est un rite de passage depuis des décennies.
  • Les temps informels pour appréhender la culture d’entreprise. La formation opérationnelle doit être complétée par un apprentissage plus culturel. Comment ? Grâce à des moments de cohésion plus informels tels que les déjeuners d’équipes, les afterworks ou encore des rencontres sportives.

Auteur : Laure Girardot

Sources :
(1) Étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte « Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success »
(2) Selon O.C.Tanner




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