La mise en place accélérée du télétravail pendant la crise sanitaire a poussé les RH à réinventer leurs pratiques et à revisiter certains processus. En particulier, celui du recrutement et de l’intégration de nouveaux collaborateurs. L’onboarding au sein d’une entreprise représente un enjeu important dans l’expérience salarié : c’est en grande partie à ce moment que se joue l’envie ou non de rester. En effet, 33% des salariés savent après leur première semaine s’ils souhaitent poursuivre “l’aventure”. Entre les contraintes techniques et la distanciation sociale imposée, comment mettre en place un plan d’intégration attractif ? Quelles pratiques permettent vraiment de maintenir un bon niveau d’accueil ?
L’onboarding : pourquoi est-ce un moment clé à ne pas négliger ?
Quelques chiffres étayent le fait que l’intégration d’un collaborateur est un moment déterminant pour le salarié et l’entreprise :
- 4 % des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée « désastreuse » (1) ;
- Une intégration réussie permet d’atteindre un taux de 69% de nouvelles recrues qui restent au moins trois ans au sein de l’entreprise (2) ;
- 80% des recrutés prennent la décision de rester dans les 6 premiers mois (3).
On comprend alors, qu’à distance, les défis pour réussir son onboarding sont encore plus nombreux ! Comment former et informer suffisamment ? Quels repères donner au salarié ? Quels moments imaginer pour favoriser le lien d’appartenance ?
Quatre pratiques pour réussir votre intégration à distance
1 – Prévoir un « pré-boarding »
L’intégration ne démarre pas le jour de « l’arrivée » mais dès la signature du contrat de travail. Surtout à distance ! Prenez rapidement contact avec votre collaborateur pour l’immerger dans votre culture d’entreprise et le rassurer sur ces premiers jours. Pour cela :
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donnez accès au réseau interne et/ou à vos canaux de communication : à savoir, la messagerie interne et/ou le réseau social d’entreprise ainsi que les groupes de discussion afin que vos équipes souhaitent la bienvenue à la nouvelle recrue. Cette approche permet aussi de lever naturellement le formalisme (inhérent aux premiers jours) grâce à une découverte de la vie sociale interne ;
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préparez un plan de communication bien rythmé pour aider à la compréhension des modes de fonctionnement. Pensez à un livret d’accueil numérique dans lequel vous listerez quelques informations administratives et pratiques, les réunions internes, l’organigramme, les codes et valeurs, etc. Personnalisez vos échanges en envoyant un email de bienvenue avec un mot de la direction, une photo de l’équipe, le plan détaillé pour se rendre sur le lieu de travail et le planning de la semaine d’accueil ;
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outre l’envoi par la poste du matériel informatique (ordinateur, casque audio, smartphone, VPN, etc.), glissez dans le paquet un “kit de bienvenue” avec quelques objets en lien avec l’entreprise : porte-clés, stickers, clé USB, tasse logotypée, stylos, etc. Cela contribue à renforcer le sentiment d’appartenance.
2 – Un accueil collaboratif et bien organisé
À distance, il est facile de se retrouver perdu et sans repère au milieu d’une masse d’information. D’où l’importance de bien organiser les premières semaines. Il faut que vos nouveaux collaborateurs se sentent pris en main et guidés ! Comment ?
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planifiez bien leur emploi du temps : organisez des journées d’accueil rythmées en visioconférence. Des demi-journées consacrées à l’organisation, les valeurs et la culture ainsi qu’une présentation de tous les métiers où chaque direction présente ses attributions et son fonctionnement. Puis, prévoyez une « e-immersion » terrain avec le manager et l’équipe ;
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intégrez la direction ou les fondateurs au processus d’intégration : organiser une rencontre avec les créateurs de l’entreprise permet de créer plus de proximité. Le format « questions-réponses » favorise particulièrement la mise en place d’un climat de confiance ;
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demandez du feedback et recueillir les ressentis des nouveaux arrivants : le nouveau salarié doit se sentir épaulé dans sa prise de poste. Prenez régulièrement des nouvelles durant les premiers jours via des « e-RDV » de suivi plus ou moins formels, en fonction de votre culture d’entreprise.
3 – Le parrainage ou mentoring : un pivot indispensable
À distance, le tutorat devient un pilier de l’intégration ! En effet, le tuteur ou mentor est là pour partager les bonnes pratiques et être à l’écoute en cas de questionnements et de doutes. Il est un véritable support pour le nouveau salarié qui peut ainsi partager son rapport d’étonnement, lui demander des conseils, l’aider sur des points administratifs et même métier.
Hors contexte hiérarchique, le nouveau collaborateur construit ainsi un rapport privilégié avec son “parrain”. Son rôle est également de favoriser la présentation des interlocuteurs, celle des outils et des projets en cours. Ainsi, il est un facilitateur dans la montée en compétences sur les premières semaines, un véritable pivot au sein d’une entreprise “distribuée”, parfois complexe à décrypter.
Bonne pratique : pour encadrer la pratique du mentoring, pensez à créer un kit “parrain”.
4 – Des temps d’échanges virtuels
À distance, construire le lien social, même virtuellement, est fondamental. Peut-être avez-vous mis en place un “e-café”, “e-déjeuner” ou encore “e-afterwork” pendant le confinement pour renforcer la cohésion ? Profitez de ces nouveaux rendez-vous internes pour y convier les futurs salariés. Ces événements permettent de faire connaissance dans une ambiance plus conviviale avant le jour J.
Puis, pendant le parcours d’intégration, pensez à organiser régulièrement ce type de moments conviviaux :
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chaque matin ou semaine, reproduisez le “café” de la salle de pause en visioconférence ou “chat” ;
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Organisez des événements sportifs ou simplement collectifs : déjeuners, tournois, yoga, méditation, ateliers thématiques sur l’entreprise ou des sujets plus personnelles (cuisine, séries…). L’idée est d’encourager les “nouveaux” à faire connaissance avec un maximum de personnes au sein des différentes équipes.
Auteur : Laure Girardot
Sources :
(1) Etude Bersin by Deloitte
(2) O.C.Tanner
(3) Enquête Aberdeen, 2013
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