Le nouveau protocole sanitaire, publié le 31 août 2020, impose la mise en place de différentes mesures dans les entreprises à compter du 1er septembre 2020, dont le port du masque obligatoire dans les espaces partagés. Cette nouvelle mesure de protection impose-t-elle une modification du règlement intérieur ?
Le règlement intérieur est un document que vous rédigez et qui est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Si votre entreprise comptabilise moins de 50 salariés, vous pouvez tout de même établir un règlement intérieur.
Pourquoi élaborer un règlement intérieur ?
Le règlement intérieur est important dans une entreprise car il définit les règles devant être respectées par tous les salariés, de façon collective, en matière d’hygiène, de sécurité et de discipline. Il précise notamment la nature et l’échelle des sanctions pouvant être prises à l’égard des salariés.
Pour que le règlement intérieur soit applicable, une procédure stricte doit être respectée. Le règlement intérieur doit être soumis à l’avis du comité social et économique (CSE), puis communiqué à l’inspecteur du travail avec l’avis des représentants du personnel.
Plusieurs formalités de dépôt et de publicité doivent également être respectées. Il faut notamment que les salariés aient pu prendre connaissance du règlement intérieur. Vous devez donc les informer par tout moyen (courriel, écrit, oralement, etc.) de la façon d’y accéder. Il est par ailleurs recommandé de remettre à chaque salarié, en main propre, le règlement intérieur lors de l’embauche.
L’absence de règlement intérieur paralyse votre pouvoir réglementaire (vous ne pourrez pas reprocher aux salariés la violation de règles qui doivent figurer dans le règlement intérieur) et votre pouvoir disciplinaire (vous ne pourrez pas prononcer d’autres sanctions que le licenciement).
Pourquoi mettre à jour le règlement intérieur ?
La mise à jour de votre règlement intérieur est tout aussi importante que son élaboration et permet de rendre applicables ses nouvelles dispositions.
Vous devez mettre à jour le règlement intérieur :
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lorsque vous souhaitez modifier une disposition présente dans ce dernier ;
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lorsque vous souhaitez ajouter une nouvelle mesure en matière d’hygiène et sécurité, de discipline ou de sanctions ;
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lorsque la loi vous l’impose.
La loi du 8 août 2016 a rendu obligatoire dans les règlements intérieurs les mentions interdisant les agissements sexistes.
Comment mettre à jour le règlement intérieur ?
La modification du règlement intérieur est soumise à la même procédure que pour son élaboration.
Vous devez consulter le comité social et économique (CSE) afin de recueillir son avis sur le projet de modification du règlement intérieur. L’avis du CSE est seulement consultatif, c’est-à-dire que même s’il est négatif, la modification du règlement intérieur pourra être appliquée.
À défaut de consultation du CSE, la mise à jour du règlement intérieur sera sans effet, et ne pourra pas s’appliquer aux salariés.
En l’absence de CSE, vous pouvez transmettre directement le projet de modification du règlement intérieur à l’inspection du travail.
Enfin, la mise à jour doit être portée à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.
Une mise à jour s’impose-t-elle suite à la publication du nouveau protocole sanitaire ?
Dans le cadre de la crise sanitaire liée à l’épidémie de covid-19, le port du masque devient obligatoire dans les espaces partagés en entreprise à compter du 1er septembre 2020.
Il est prévu que vous puissiez imposer cette nouvelle mesure sanitaire par le biais d’une note de service, après l’avoir présenté au CSE. Le respect de la procédure d’actualisation du règlement intérieur n’est donc pas obligatoire.
Toutefois, le respect de la procédure d’actualisation du règlement intérieur présente plusieurs intérêts.
D’abord, elle permet d’associer les représentants du personnel à l’intégration de cette mesure dans le règlement intérieur, et d’assurer un bon climat social. Là où le protocole sanitaire ne prévoit qu’une présentation de la mesure au CSE, respecter la procédure de modification du règlement intérieur permet de recueillir leur avis à l’issue d’une réunion d’information et de consultation.
Ensuite, elle permet de prévoir expressément les sanctions disciplinaires applicables en cas de manquement aux nouvelles obligations imposées en matière d’hygiène et de sécurité, et notamment en cas de refus du port du masque.
Enfin, cela permet de renforcer la valeur juridique de la mesure mise en place, et de protéger l’employeur en cas de contestation par les salariés.
Le code du travail prévoit que lorsque l’urgence le justifie, les obligations relatives à la santé et à la sécurité peuvent être appliquées immédiatement à condition d’être communiquées simultanément au secrétaire du CSE et à l’inspection du travail.
Vous pouvez donc communiquer par note de service selon cette procédure d’urgence afin de faire appliquer la mesure dès aujourd’hui puis organiser une consultation du CSE.
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