Établir un plan de continuité d’activité (PCA) en 6 étapes

La crise du Covid-19 a contraint les entreprises à réagir dans l’urgence pour protéger les salariés et maintenir l’activité essentielle de l’entreprise, tout en préparant la reprise.

La mise en œuvre d’un plan de continuité de l’activité (PCA) permet d’organiser les actions à mener afin de garantir la pérennité de l’entreprise face une situation inédite qui perturberait son organisation : protection des salariés, maintien des activités essentielles, mise en place d’une activité minimale, arrêt temporaire de l’activité, préparation de la reprise et planification de l’activité, etc. Comment mettre en place cet outil stratégique ?

1 – Mettre en place un groupe de travail et définir le rôle des différents responsables

Dans un premier temps, la Direction doit identifier les personnes clés pour mettre en œuvre le Plan de continuité de l’Activité (PCA) et mettre en place un groupe de travail, qui sera chargé des missions suivantes :

• identifier les éléments à intégrer dans le PCA ;
  
• rédiger et suivre le PCA au jour le jour ;
  
• définir les modalités d’information des salariés et des partenaires ;
  
• mettre en place une veille quotidienne concernant les mesures prises par les pouvoirs publics ;
  
• identifier les structures externes impliquées dans la gestion de la pandémie ;
  
• communiquer régulièrement avec les salariés, les institutions représentatives et les partenaires et les informer.
  
  

Dans un deuxième temps, la direction doit désigner un responsable, à qui elle délèguera ses pouvoirs pour piloter le PCA, ainsi qu’un suppléant pour en assurer la continuité si nécessaire.

2 – Mettre à jour les documents de sécurité de l’entreprise

Compte tenu de l’obligation de sécurité de l’employeur à l’égard de ses salariés, qui lui impose de prendre les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité et protéger leur santé physique et mentale, il est nécessaire de mettre en place certaines actions et de mettre à jour les documents suivants :

• le document unique d’évaluation des risques professionnels, en fonction des nouveaux modes d’organisation définis dans le Plan de Continuité de l’Activité ;
  
• les plans de prévention pour les activités et services définis dans le cadre du PCA ;
  
• les protocoles de sécurité pour les activités définies dans le cadre du PCA ;
  
• des formations sur les risques psychosociaux.
  
  
  

3 – Identifier les activités essentielles à maintenir et les ressources nécessaires pour le maintien de ces activités

D’une part, le groupe de travail recense les activités dont le maintien est indispensable à la pérennité de l’entreprise, et identifie les fournisseurs, les prestataires et les clients stratégiques pour poursuivre l’activité.

D’autre part, il identifie les ressources nécessaires à mobiliser pour la poursuite de ces activités essentielles. Ces ressources comprennent les ressources en effectifs, les ressources en matériels informatiques (ordinateurs portables, etc.), les prestations internes (entretien des locaux, maintenance des installations, masques, gel, etc.), la capacité des fournisseurs à livrer leurs produits et services, etc.

4 – Choisir le mode d’organisation adéquat pour chaque activité essentielle

Il s’agit de définir, pour chaque activité essentielle :

• les activités qui nécessitent une présence obligatoire des salariés sur le site, et d’identifier les mesures de protection spécifiques à ces activités ;
  
• les activités pouvant être réalisées à distance par le télétravail, pour assurer la continuité de l’activité tout en limitant les risques pour les salariés.
  
  

Dans tous les cas, il est nécessaire de pouvoir recenser les catégories de personnel en activité partielle, les salariés en arrêt de travail et les salariés absents pour un autre motif (congés, RTT, formation, etc.).

5 – Revoir les contrats commerciaux, bancaires et contrats d’assurance

Il s’agit d’abord de reconsidérer les clauses commerciales dans les contrats commerciaux.

Il s’agit également de vérifier les conditions générales de vente, et de revoir :

• les contrats d’assurance (comment sont couverts les dommages liés aux risques identifiés ?) ;
  
• les contrats bancaires (quels sont les leviers possibles pour trouver de la trésorerie ?)
  
  

6 – Préparer la sortie de crise

C’est-à-dire apporter les solutions et réponses propres à l’entreprise aux questions suivantes :

• Comment organiser la reprise ?
  
• Quelles seront les conditions pour bien reprendre ?
  
• Quels seront les délais de reprise ?
  
• Qui sera chargé de la préparer ?
  

Auteur : Laurence Ruaux, juriste en droit social

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