Le comité social et économique (CSE) doit être mis en place dès lors qu’une entreprise atteint le seuil de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs. Les membres du CSE sont élus par les salariés de l’entreprise pour une durée maximale de 4 ans. Lorsque leur mandat arrive à expiration, l’employeur doit organiser des élections au sein de l’entreprise afin de renouveler le CSE. Le processus électoral, d’une durée moyenne de 2 mois, doit respecter un calendrier précis que nous proposons, ci-après, de détailler en 10 étapes.
1) Élaborer le calendrier des élections
Pour élaborer ce calendrier, il faut se baser sur la date du premier tour des élections du CSE (J) sachant que, en cas de renouvellement de l’instance, la date du premier tour doit avoir lieu au plus tard 15 jours avant l’expiration des mandats des élus.
Dès que cette date est choisie, il convient de procéder en rétroplanning afin de fixer les dates des autres étapes.
2) J – 90 : Informer les salariés et des syndicats de la tenue des élections
Vous devez informer, par tout moyen, les salariés de l’entreprise ainsi que les syndicats de l’organisation des élections du CSE, et leur communiquer la date précise du 1er tour. Le 1er tour des élections doit avoir lieu dans un délai de 90 jours suivant l’information des salariés.
3) J – 45 : Inviter les syndicats à la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP)
Vous devez inviter, par courrier recommandé avec accusé de réception, les organisations syndicales habilitées à négocier et signer le protocole d’accord préélectoral (PAP) :
- les syndicats reconnus représentatifs au sein de l’entreprise ;
- les syndicats non représentatifs dans l’entreprise mais affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel ;
- les syndicats ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ;
- les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis 2 ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concerné.
L’invitation doit indiquer la date fixée pour la première réunion de négociation du PAP. Elle doit parvenir aux organisations syndicales au plus tard 15 jours avant la date de cette réunion.
Dans le cas d’un renouvellement du CSE, ce courrier doit être envoyé au moins 2 mois avant l’expiration des mandats actuels, soit 45 jours avant la date du 1er tour.(/n)
Dans les entreprises dont l’effectif est compris entre 11 et 20 salariés, l’employeur informe et invite les organisations syndicales à la négociation du PAP uniquement si un salarié s’est présenté aux élections du CSE dans les 30 jours suivant l’information des salariés
4) De J – 30 à J – 4 : Tenir la réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral
La réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral doit avoir lieu au moins 15 jours après l’invitation des syndicats à venir négocier le PAP.
Le PAP a pour objectif de définir de nombreux points concernant l’élection du CSE : les modalités d’organisation du scrutin, le nombre de collèges électoraux, la répartition des salariés dans chaque collège, la répartition des sièges entre les différentes catégories, etc.
Pour être valable, le protocole d’accord préélectoral doit être signé par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation, dont les organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles ou, lorsque ces résultats ne sont pas disponibles, la majorité des organisations représentatives dans l’entreprise.
Après sa validation, il devra être affiché dans l’entreprise ou sur internet, d’une manière visible par tous les salariés de l’entreprise.
Si aucune organisation syndicale n’est présente lors de la négociation du PAP, vous devez l’élaborer vous-même en procédant aux répartitions de sièges et de candidats, et en définissant unilatéralement les modalités d’organisation du scrutin.
5) Au plus tard à J – 4 : Établir et afficher les listes électorales et les candidats
Suite à la validation du PAP, vous devez préparer les listes électorales. Ces listes électorales contiennent le nom, le prénom, la date d’entrée dans l’entreprise, le lieu et la date de naissance des salariés qui peuvent être des électeurs.
De leur côté, les syndicats constituent également des listes de candidats pour le 1er tour.
Attention : seuls les syndicats peuvent présenter des candidats lors du 1er tour.
Les dates d’ouverture et de clôture des candidatures pour le 1er tour doivent correspondre à celles définies dans le PAP et tous les candidats au 1er tour doivent respecter ces délais.
Après la date limite pour déposer une candidature, l’employeur procède à la clôture des candidatures puis à l’affichage et la publication des listes de candidats. Les listes doivent pouvoir être visibles de tous les salariés de l’entreprise. Généralement, elles sont affichées le lendemain de la clôture des candidatures.
Les listes électorales doivent être publiées au moins 4 jours avant le 1er tour des élections. Ce délai est nécessaire puisque des syndicats et des salariés peuvent contester les listes électorales.
6) De J – 4 à J : Préparer le 1er tour
Vous devez mettre en place, pour chaque collège électoral présent, un bureau de vote du CSE qui doit comprendre un président et deux assesseurs. Les membres du bureau de vote doivent appartenir au collège intéressé et être électeurs.
Enfin, vous devez préparer tout le matériel nécessaire au déroulement des élections.
Pour un scrutin à bulletin secret sous enveloppe, vous devez réserver une salle, préparer les bulletins, les enveloppes et l’émargement des électeurs.
Si le scrutin se déroule via un vote par correspondance ou un vote électronique, vous êtes en charge de la bonne organisation du vote : vous devez notamment sélectionner un prestataire respectant toutes les conditions concernant ce type de vote.
7) Jour J : Déroulement du 1er tour
Le 1er tour des élections doit avoir lieu au moins 15 jours avant l’expiration des mandats des élus.
Lors de la clôture du scrutin, chaque bureau de vote procède au dépouillement des bulletins de son collège. Dès le lendemain, vous devez afficher dans l’entreprise les résultats du 1er tour des élections.
Si le quorum est atteint, il est procédé à l’attribution des sièges au regard des résultats du scrutin. Cette répartition s’effectue en deux temps. En premier lieu, il est nécessaire de déterminer le nombre de sièges revenant à chaque liste. Ensuite, il convient d’attribuer ces sièges au sein de chaque liste.
Dans le cas où aucun siège ne reste à pourvoir, l’employeur peut déclarer la fin des élections. Vous pouvez alors procéder à la communication des résultats et à l’envoi des procès-verbaux au Centre de traitement des élections professionnelles (CTEP) et aux organisations syndicales participantes.
Dès lors que le vote n’a pas permis de pourvoir la totalité des sièges de représentants du personnel, un second tour doit être organisé dans les 15 jours suivants le premier tour.
8) De J à J + 15 : Préparer le second tour
S’il reste des sièges à pourvoir, une deuxième élection est organisée.
Vous devez alors informer tous les salariés de l’organisation du second tour des élections du CSE, et les inviter à déposer leur candidature en leur précisant les dates d’ouverture et de fermeture pour le dépôt des candidatures fixées dans le protocole d’accord électoral.
Lors du second tour, les candidatures sont « libres » et tous les salariés de l’entreprise éligibles peuvent se présenter.
Lors de la clôture du dépôt des candidatures, les nouvelles listes de candidats sont affichées dans l’entreprise.
Puis, vous devez reconstituer les bureaux de vote pour le second tour et prépare toute l’organisation et le matériel nécessaires aux élections.
9) J + 15 : Déroulement du 2ème tour
Le second tour doit intervenir au maximum 15 jours après le 1er tour. Comme au premier tour, vous devez clôturer le scrutin à la fin du second tour, et les bureaux de vote procèdent au dépouillement des bulletins.
Le lendemain du second tour, vous devez afficher les résultats des élections dans l’entreprise de manière accessible pour tous les salariés.
10) J + 30 : Envoi du PV des élections
Une fois les sièges répartis entre les différentes listes et attribués aux candidats élus, le bureau de vote doit rédiger le procès-verbal, par collège et par catégorie titulaire ou suppléant, aux normes CERFA du Ministère du Travail. Le procès-verbal indique le résultat des élections et les éventuelles anomalies constatées pendant le déroulement de celles-ci.
Un exemplaire de chaque procès-verbal doit être transmis au Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP), dans les 15 jours suivant la tenue du second tour des élections s’il y en a eu un, ou le cas échéant dès la fin du premier tour. Vous devez également en envoyer un exemplaire aux organisations syndicales ayant participé aux élections.
Enfin, vous devez afficher le procès-verbal dans l’entreprise.
En cas de carence de candidatures, un PV de carence doit être établi, affiché dans l’entreprise et envoyé en 2 exemplaires au CETP et à l’Inspection du Travail dont dépend l’entreprise.
Auteur : Laurence Ruaux, juriste en droit social
Présent aux côtés des CSE depuis de nombreuses années, Dynamique CE accompagne les élus dans les missions d’établissement, de certification et de présentation des comptes annuels.
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