Bonnes pratiques juridiques  Publié le 01/10/2021

Clause de dédit formation : pourquoi et comment y recourir ?

La clause de dédit-formation est une clause contractuelle qui impose au salarié ayant bénéficié d’une formation financée par l’employeur de rester dans l’entreprise pendant un certain délai avant de pouvoir la quitter. S’il part avant ce délai, il doit rembourser les frais de formation engagés par l’entreprise.

À l’exception des contrats de professionnalisation, tous les contrats, à durée déterminée ou indéterminée, à temps plein ou à temps partiel peuvent prévoir une clause de dédit formation. L’intérêt de la clause de dédit formation est double :

  • protéger les intérêts de l’entreprise qui bénéficie des compétences acquises par le salarié formé pendant une durée fixée et ainsi amortir les frais de formation engagés ;
  • permettre à un salarié de bénéficier d’une formation souvent longue et coûteuse qu’il n’aurait pas pu financer lui-même.

Quand et comment mettre en place puis mettre en œuvre la clause de dédit formation ?

1 – Comment rédiger la clause de dédit formation ?


La clause de dédit-formation doit obligatoirement être prévue avant le début de la formation concernée et écrite, soit dans le contrat de travail du salarié, soit dans un avenant au contrat de travail, impérativement établi en double exemplaire et signé par les deux parties.

Les mentions suivantes doivent absolument y figurer :

  • la date, la nature et la durée de la formation ;
  • son coût réel pour l’entreprise ;
  • la durée de l’engagement du salarié de rester dans l’entreprise ;
  • le montant et les modalités du remboursement de l’indemnité de dédit à la charge du salarié, en cas de départ avant l’échéance prévue.

Pour être opposable au salarié, la clause de dédit-formation doit répondre à certaines conditions :

  • le financement de la formation doit être à la charge exclusive de l’employeur, et les frais de formation engagés doivent être supérieurs aux dépenses de formation exigées par la loi ou la convention collective ;
  • le salarié doit être informé de l’existence de la clause avant la formation ;
  • l’indemnité de dédit doit être proportionnelle aux frais de formation engagés par l’employeur ;
  • la clause ne doit pas priver le salarié de sa faculté de démissionner et porter une atteinte excessive à sa liberté de travail. Elle doit uniquement le dissuader de rompre volontairement son emploi.

La clause de dédit-formation est réputée nulle et inopposable si l’une de ces conditions de validité n’est pas remplie.

Conseil

Avant de conclure et rédiger cette clause, il est conseillé de consulter la convention collective dont relève l’entreprise afin de s’assurer qu’il n’existe pas de modalités spécifiques concernant la clause de dédit formation.


2 – Comment déterminer la durée de la clause ?


La clause de dédit-formation représente pour l’employeur la durée d’amortissement de la formation qu’il va financer. Aucune durée n’étant prévue par la loi, elle doit donc être fixée de façon objective et être proportionnelle à la durée de la formation suivie. Dans la pratique, elle varie généralement entre 2 et 5 ans, selon la durée et le coût de la formation.

À l’issue de la durée de la clause, elle cesse de s’appliquer. Le salarié peut quitter librement l’entreprise sans devoir rembourser les frais de formation.

Notez-le

En cas de suspension du contrat de travail (congé parental, maladie ou création d’entreprise), la date à laquelle prend fin la validité de la clause peut être reportée.


3 – Comment fixer le montant et les modalités de remboursement de l’indemnité de dédit ?


D’une part, l’indemnité ne doit pas correspondre à une simple estimation forfaitaire, mais à une évaluation précise et détaillée des dépenses engagées. En effet, seuls les frais supérieurs aux montants des dépenses de formation imposées par la loi peuvent entrer dans le cadre d’une clause de dédit-formation. Par ailleurs, le montant de l’indemnité doit être proportionnel aux frais réellement engagés par l’employeur, à savoir : le coût de la formation, le montant du salaire versé si la formation s’effectue pendant le temps de travail et l’ensemble des charges liées à la formation (frais de transport, hébergement, repas, etc.).

D’autre part, il est recommandé de préciser dans la clause la date à laquelle l’indemnité sera exigible (date du départ effectif, date de la démission…), et de prévoir la dégressivité de son remboursement afin de tenir compte de la durée de l’engagement du salarié et du temps pendant lequel cet engagement a été respecté.

Exemple

Il peut être prévu une dégressivité annuelle, au prorata du temps passé : le montant à rembourser en cas de rupture prématurée à l’initiative du salarié s’élève à 6 000 euros avant un délai d’une année, à 4 000 euros avant deux années, ou à 2 000 euros si la démission intervient avant trois ans.
Ou encore une indemnité mensualisée (montant / durée) et chaque mois resté à votre service sera déduit du montant de l’indemnité due lors du départ.
Cependant, rien n’empêche de prévoir un remboursement unique.


4 – Quels types de rupture justifient l’application de la clause ?


La clause de dédit formation ne s’applique que dans le cas où la rupture du contrat de travail est imputable au salarié, c’est-à-dire :

  • lorsqu’il démissionne ;
  • lorsqu’il met fin à sa période d’essai ;
  • en présence d’une prise d’acte aux torts du salarié ;
  • en cas de départ volontaire à la retraite.

Elle ne s’applique donc pas en cas de rupture à l’initiative de l’employeur, même s’il y a eu faute grave du salarié.

En revanche, si le salarié rompt son contrat en raison d’une faute de l’employeur (non-paiement du salaire par exemple), ou que les parties ont décidé de rompre d’un commun accord le contrat de travail et de se partager les torts, la clause ne s’applique pas.

5 – Quelles sont les conséquences de la mise en œuvre de la clause ?


Pour tout départ de l’entreprise à son initiative, le salarié est contraint de rembourser l’indemnité de dédit. Les sommes versées à l’employeur doivent alors financer les actions de formations prévues dans le cadre du plan de formation. Ce remboursement est dû sous réserve que l’employeur ait respecté son obligation de formation et engagé l’action de formation. Il s’effectue selon les modalités prévues lors de la rédaction de la clause.

6 – L’employeur peut-il renoncer à la clause de dédit formation ?


L’employeur peut toujours renoncer à la clause de dédit formation insérée dans le contrat de travail et décider qu’elle ne sera pas appliquée. La renonciation peut intervenir :

  • à la suite de la formation, pendant la durée du contrat ;
  • lors du départ du salarié ;
  • après le départ du salarié, si l’indemnité est remboursée en plusieurs fois.

Attention

Pour être opposable au salarié, la renonciation doit être écrite, rédigée en des termes clairs et non équivoque, et communiquée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres contre décharge. En aucun cas, cette renonciation ne peut être réalisée verbalement.

Exemple

Pour exemple, il a été jugé, que la mention « libre de tout engagement » dans le certificat de travail délivré au salarié n’était pas suffisamment explicite.


Auteur : Laurence Ruaux, juriste en droit social




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