Pour de nombreux managers et salariés, l’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous incontournable. Cet entretien ne s’improvise pas. Il faut préparer son déroulement, faire le point sur le travail réalisé au cours de l’année passée… Pour en tirer le meilleur profit, utilisez nos conseils pour l’organiser au mieux.
Vous avez mis en place les entretiens annuels d’évaluation notamment pour faire le point sur le travail accompli par vos salariés, fixer de nouveaux objectifs, mieux connaître les attentes et les difficultés rencontrées par vos collaborateurs. Cela pourra être aussi l’occasion de les recadrer ou de les féliciter, selon les cas.
Pour obtenir un meilleur résultat, dissociez l’entretien annuel de la question de l’augmentation annuelle de salaire, même si cela n’est pas facile. Pourquoi ne pas organiser les entretiens individuels dans un 1er temps, puis aborder la question des augmentations de salaire dans quelques semaines ? Le dialogue sera plus constructif et vos salariés ne chercheront pas à se justifier sur les critiques qui leur seront faites. Les demandes des salariés pourront toutefois être entendues et mises en perspective au regard du bilan effectué et des objectifs fixés.
Un entretien d’évaluation comporte trois phases qui méritent d’être réalisées avec soin.
1 – Comment bien préparer les entretiens ?
L’entretien doit se préparer sur une année entière et non sur les quelques jours qui le précèdent.
Il faut éviter de se focaliser sur une erreur commise par le salarié la semaine précédente. Le manager doit parvenir à définir l’essentiel de ce qu’il souhaite dire à son collaborateur et fonder son évaluation sur des faits précis.
Il est donc intéressant de préparer de courtes synthèses des entretiens informels qui ont eu lieu durant l’année écoulée. Ceci demande du temps et un certain investissement. Il est essentiel que vous ayez sensibilisé votre encadrement à l’intérêt de cet entretien.
Le document de préparation devra comporter les éléments suivants :
- la définition du poste occupé ;
- une liste de ce que le collaborateur a réussi durant l’année et des qualités qu’il a mises en œuvre pour y parvenir ;
- une liste des sources de mécontentement et des situations qui posent problème.
Il est extrêmement important que le salarié prépare également son entretien.
Son manager peut l’aider en lui donnant une liste de questions ouvertes qui serviront de base de discussion : ressenti sur le poste, difficultés rencontrées, souhaits d’évolution, etc.
2- Comment favoriser le bon déroulement de l’entretien ?
Il est préférable que l’entretien annuel soit animé par le supérieur direct du salarié : c’est lui qui dirige le salarié au quotidien, qui le connaît le mieux et qui sait exactement quel travail il doit accomplir. Il suffit de le former et de le mettre en garde contre les risques de « copinage ».
Si c’est le supérieur hiérarchique du niveau au-dessus qui s’en charge, vous déresponsabilisez et décrédibilisez le supérieur direct du salarié.
Si vous voulez que les managers mènent l’entretien de la meilleure manière possible, il ne faut pas qu’ils le ressentent comme une corvée inutile imposée par la direction. Pour cela, prenez le temps d’expliquer les enjeux de cette pratique et la méthode à utiliser.
Il n’existe pas de méthode type pour réaliser un entretien d’évaluation. En revanche, certaines façons de procéder permettent de faciliter la discussion entre le manager et son collaborateur.
Le manager peut commencer l’entretien en évoquant la réalité quotidienne du poste tenu par le salarié. Il le laissera ensuite s’exprimer sur le sujet.
Il peut l’aider en sortant la fiche de poste et analyser la réalité au regard de ce qui était initialement prévu. Ceci permet en général de lancer la discussion et d’instaurer un climat de confiance. Le manager peut ainsi voir si le salarié a bien compris ce que l’entreprise attend de lui.
Il est ensuite primordial de faire un bilan du travail accompli :
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les succès : pour analyser les compétences que le salarié a mises en œuvre, on peut lui demander ce qui se passe bien dans son travail et les raisons des réussites professionnelles accomplies. En l’aidant à les déterminer, le manager permet au salarié de systématiser les réussites. Il est toujours plus simple pour le manager de faire progresser un salarié sur ses points forts que de combler ses lacunes ;
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les échecs : le manager ne doit pas hésiter à dire ce qui ne va pas. Il est donc nécessaire qu’il ait l’autorité requise pour cela. La démarche doit rester constructive, car elle doit permettre au salarié de progresser. Il ne s’agit pas d’un entretien disciplinaire. Évoquer les difficultés permet de faire réfléchir le salarié à l’évolution de son poste et de ses fonctions. Dans un dernier temps, le manager doit être capable de synthétiser ce qui a été dit et de formuler les objectifs à atteindre (aussi bien en termes de performance, que de comportement, d’intégration à l’équipe, etc.). Il est préférable de se limiter à un ou deux axes d’amélioration pour obtenir des résultats.
Ne bâclez pas l’entretien. Il doit s’agir d’un moment privilégié entre un salarié et son supérieur hiérarchique. Il est très utile pour valoriser le salarié et le reconnaître. Ne reportez pas les rendez-vous. Fermez votre porte et éteignez votre téléphone durant la discussion. Le salarié doit ressentir que son manager lui accorde vraiment son temps et son attention.
Le supérieur hiérarchique doit laisser le salarié s’exprimer et ne pas imposer un discours à sens unique. Bien sûr, il peut craindre les critiques du salarié. C’est pourquoi il doit avoir l’assurance et l’autorité naturelle pour les entendre et apporter des explications et des arguments.
Vous pouvez faire signer le document synthétisant l’évaluation par le salarié. Ce n’est pas une obligation et le manager n’a pas à recueillir l’accord du salarié sur un acte qui relève du pouvoir de direction et d’appréciation de l’encadrement.
Cependant, si un document de synthèse est rédigé, autant proposer au salarié de le relire et de le signer pour attester que ce qui est écrit reflète ce qui a été dit. On pourra le laisser y apporter un commentaire, s’il le souhaite.
3 – Mettre en place un suivi de l’entretien d’évaluation
Le manager qui a réalisé l’entretien a accompli un acte de management.
Il est donc essentiel que son propre supérieur hiérarchique (vous, si tel est le cas) l’évalue à son tour sur la manière dont il s’acquitte de la réalisation des entretiens :
- prenez le temps d’étudier les fiches d’évaluation pour en tirer d’éventuelles conséquences en termes de proposition de modification du contrat de travail (fonctions, rémunération, etc.) ;
- étudiez les besoins de formation des collaborateurs qui ressortent des synthèses d’entretien d’évaluation ;
- gardez à l’esprit qu’un suivi périodique est indispensable pour évaluer l’avancée des objectifs qui ont été ciblés durant l’entretien annuel.
Cette démarche de suivi montrera toute l’importance que vous donnez à l’entretien annuel d’évaluation et en fera un véritable outil d’évolution de l’entreprise et de ses salariés.
Avec une dizaine de collaborateurs à superviser, le manager a besoin de temps pour préparer les entretiens dans de bonnes conditions et se focaliser sur le contenu du rendez-vous.
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