Une fois l’ordre et la date des départs en congés payés fixés, l’employeur et le salarié doivent en principe les respecter. Il existe toutefois des possibilités de modification de l’ordre et des dates de départ en congés. Mais attention, les règles sont différentes s’il existe un accord collectif applicable à votre entreprise sur ce thème.
1 – Modifier les congés payés en présence de dispositions conventionnelles
Avant d’agir, il faut vérifier si un accord d’entreprise, ou à défaut votre convention collective, prévoit des dispositions particulières en cas de modification des dates de départ.
À noter : l’accord d’entreprise prime sur la convention collective.
Si c’est le cas, vous appliquez les dispositions de votre accord d’entreprise. Il doit fixer les délais que vous devez respecter si vous entendez modifier les dates des départs. Il faut savoir que la loi travail n’impose pas de délai minimum (Code du travail, art. L. 3141-15).
En raison de la crise sanitaire, des mesures provisoires s’appliquent jusqu’au 30 septembre 2021. Un accord collectif peut notamment vous permettre, dans la limite de 8 jours de congés payés, et en respectant un délai de prévenance d’au moins un jour franc, de décider de la prise de jours de congés ou de modifier des dates déjà validées.
En l’absence d’accord collectif, vous appliquez les dispositions légales. Sachez que dans ce cas-là, vous devez notamment respecter un délai.
2 – Modifier les congés payés en l’absence de disposition conventionnelle
Délai d’un mois avant le départ
En l’absence d’accord, l’ordre et les dates de départ ne peuvent pas être modifiés moins d’un mois avant la date prévue du départ en congés (Code du travail, art. L. 3141-16).
La date à prendre en compte (un mois avant le départ) est celle à laquelle le salarié est informé du report de ses congés payés et non celle où est envoyée la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) l’informant de ce report.
Aucun souci en revanche pour les modifications faites plus d’un mois à l’avance, vous pouvez les imposer aux salariés sauf dispositions conventionnelles contraires.
Circonstances exceptionnelles
Par exception, il est possible de modifier l’ordre et les dates des départs moins d’un mois avant la date fixée, en cas de circonstances exceptionnelles. Les circonstances sont reconnues exceptionnelles en cas de difficultés économiques ou de raisons impératives particulièrement contraignantes.
Les circonstances professionnelles peuvent être reconnues dans les cas suivant :
- en cas de raisons professionnelles tenant à la bonne marche de l’entreprise (commandes imprévues de nature à sauver l’entreprise et/ou des emplois, etc.) ;
- pour assurer le remplacement d’un salarié décédé.
Le salarié doit être dédommagé des frais occasionnés par ce changement.
Pour toute modification éventuelle des dates de congés, il est important d’informer le salarié par écrit, pour des raisons de preuve. En cas de conflit, les circonstances exceptionnelles sont appréciées au cas par cas par les juges.
3 – Modifier les congés payés : refus du salarié
Si le salarié refuse de reporter ses congés payés alors que les règles ont été respectées, il commet une faute que vous pouvez sanctionner. Les motifs empêchant le salarié de modifier ses dates de vacances doivent être pris en compte pour apprécier la gravité de la faute du salarié.
Dès qu’un litige relatif au report des dates de congés payés est porté devant la justice, la Cour de cassation rappelle que les juges doivent rechercher :
- si l’employeur a respecté ses obligations d’information sur l’ordre et les dates de départs en congés payés ;
- si des circonstances exceptionnelles justifient la modification tardive des dates de congés.
Pensez à consulter les accords collectifs applicables à l’entreprise : ils peuvent prévoir une indemnisation du salarié dont les dates de congés payés ont été modifiées. Il peut s’agir d’une prime, d’un ou de plusieurs jours de congé supplémentaires, du remboursement des frais déjà engagés, etc.
Auteur : Isabelle Vénuat, juriste en droit social et rédactrice au sein des Editions Tissot
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